5 workflows n8n que toute PME devrait avoir
Après avoir créé votre premier workflow dans la leçon précédente, voici 5 automatisations concrètes que vous pouvez reproduire immédiatement. Chacune est détaillée avec les noeuds nécessaires, la logique du workflow et le temps de mise en place estimé. Ces 5 workflows combinés font gagner en moyenne 8 à 12 heures par semaine à une PME de 5 à 15 personnes.
Chez Dwenola, ces automatisations font partie de notre offre standard. Nous les installons et les configurons pour nos clients, mais vous pouvez aussi les reproduire vous-même grâce à ce guide.
Automatisation 1 : Relance commerciale intelligente
Le problème
Vous envoyez des devis, mais vous oubliez de relancer. Ou vous relancez trop tard, avec un email générique. Résultat : des prospects qui partent chez le concurrent qui a répondu plus vite.
Le workflow
Schedule Trigger (chaque matin à 9h)
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v
Google Sheets (lire les devis en attente)
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v
Filter (devis envoyés il y a 3, 7 ou 14 jours)
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v
Claude (générer email de relance adapté au délai)
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v
Gmail (envoyer la relance)
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v
Google Sheets (mettre à jour le statut)
Les détails
Le déclencheur : un noeud "Schedule Trigger" configuré pour s'exécuter chaque matin à 9h00.
La source de données : un Google Sheet "Suivi des devis" avec les colonnes :
- Nom du prospect
- Montant du devis
- Date d'envoi
- Type de prestation
- Statut (envoyé, relancé_J3, relancé_J7, relancé_J14, gagné, perdu)
Le filtre : un noeud "If" qui calcule le nombre de jours depuis l'envoi et sélectionne les devis à relancer.
Le prompt Claude adapté au délai :
Tu rédiges des emails de relance commerciale pour [entreprise].
Le prospect s'appelle {{ $json.nom }}.
Il a reçu un devis de {{ $json.montant }} euros pour {{ $json.prestation }}
il y a {{ $json.jours }} jours.
Règles selon le délai :
- J+3 : relance douce, vérification de bonne réception, proposition de répondre aux questions
- J+7 : relance avec valeur ajoutée (partage d'un cas client similaire ou d'un conseil)
- J+14 : dernière relance, ton respectueux, demande si le projet est toujours d'actualité
Email de 80 mots maximum. Ton professionnel et humain.
Pas de pression commerciale.
Signature : [Votre nom]
Temps de mise en place : 1 heure Temps gagné : 3 à 5 heures par semaine
Automatisation 2 : Gestion des avis Google
Le problème
Les avis Google sont essentiels pour le référencement local, mais répondre à chaque avis prend du temps. Ne pas répondre nuit à votre image.
Le workflow
Schedule Trigger (toutes les 6 heures)
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v
HTTP Request (récupérer les nouveaux avis via Google My Business API)
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v
Filter (avis non encore traités)
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v
If (note >= 4 ou note < 4)
| \
v v
Claude Claude
(réponse positive) (réponse constructive)
| |
v v
Gmail (envoi pour validation humaine)
|
v
Google Sheets (log de l'avis et de la réponse proposée)
Les prompts
Pour les avis positifs (4-5 étoiles) :
Un client a laissé cet avis 5 étoiles sur notre fiche Google :
"{{ $json.commentaire }}"
Rédige une réponse chaleureuse de 40-60 mots qui :
- Remercie personnellement (utilise le prénom si visible)
- Reprend un élément spécifique de l'avis
- Invite subtilement à revenir ou à recommander
Pas de formules toutes faites. Chaque réponse doit être unique.
Pour les avis négatifs (1-3 étoiles) :
Un client a laissé cet avis {{ $json.note }} étoile(s) :
"{{ $json.commentaire }}"
Rédige une réponse professionnelle de 60-80 mots qui :
- Reconnaît le problème sans se justifier
- Propose une solution concrète
- Invite le client à nous recontacter en privé
- Reste digne, jamais défensif
Note importante
Ce workflow envoie les réponses proposées par email pour validation avant publication. Ne publiez jamais une réponse à un avis automatiquement sans relecture humaine, surtout pour les avis négatifs.
Temps de mise en place : 2 heures Temps gagné : 1 à 2 heures par semaine
Automatisation 3 : Onboarding client automatisé
Le problème
Quand un nouveau client signe, il faut créer son dossier, envoyer les documents de bienvenue, planifier les premières étapes et s'assurer que rien n'est oublié. Ce processus est souvent bâclé par manque de temps.
Le workflow
Webhook (déclenché quand un contrat est signé)
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v
Google Sheets (créer la fiche client)
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v
Gmail (email de bienvenue J0)
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v
Wait (attendre 2 jours)
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v
Gmail (email J2 : présentation de l'équipe + planning)
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v
Wait (attendre 5 jours)
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v
Gmail (email J7 : vérification que tout va bien)
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v
Google Calendar (créer le rendez-vous de lancement)
Le prompt pour l'email de bienvenue
Rédige un email de bienvenue pour {{ $json.prenom }} {{ $json.nom }},
nouveau client de [votre entreprise].
Projet : {{ $json.type_projet }}
Date de démarrage prévue : {{ $json.date_debut }}
L'email doit :
- Féliciter pour sa décision
- Résumer les prochaines étapes en 3 points
- Donner les coordonnées de son interlocuteur dédié
- Mentionner le premier rendez-vous
Ton : enthousiaste et professionnel. 150 mots maximum.
La séquence complète
| Jour | Objectif | |
|---|---|---|
| J0 | Bienvenue | Confirmer et rassurer |
| J2 | Présentation équipe + planning | Donner de la visibilité |
| J7 | Point de contact | Vérifier que tout est clair |
| J14 | Premier bilan | Recueillir les premiers retours |
Temps de mise en place : 2 heures Temps gagné : 30 minutes par nouveau client
Automatisation 4 : Veille concurrentielle hebdomadaire
Le problème
Vous aimeriez surveiller ce que font vos concurrents (changement de prix, nouveau service, nouveau contenu) mais vous n'avez jamais le temps.
Le workflow
Schedule Trigger (chaque lundi à 7h)
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v
HTTP Request (scraper les pages clés des concurrents)
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v
Claude (analyser les changements)
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v
Gmail (envoyer le rapport de veille)
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v
Google Sheets (archiver les données)
La configuration détaillée
Le scraping : Utilisez le noeud "HTTP Request" pour récupérer le contenu HTML des pages que vous voulez surveiller (page d'accueil, page tarifs, blog).
L'analyse IA :
Voici le contenu actuel de la page [URL] du concurrent [Nom] :
{{ $json.html_content }}
Et voici le contenu de la semaine dernière (archivé) :
{{ $json.previous_content }}
Compare les deux versions et identifie :
1. Les changements de prix
2. Les nouveaux services ou produits
3. Les modifications de positionnement
4. Les nouveaux contenus publiés
5. Tout changement notable
Si rien n'a changé, indique-le simplement.
Format : liste à puces, concise.
Le rapport : Claude compile l'analyse de tous les concurrents en un résumé hebdomadaire envoyé par email chaque lundi matin.
Temps de mise en place : 3 heures Temps gagné : 2 heures par semaine
Automatisation 5 : Reporting mensuel automatisé
Le problème
Chaque début de mois, vous passez des heures à collecter des données de différentes sources, à les mettre en forme et à produire un rapport. C'est le cas typique d'une tâche que n8n peut entièrement automatiser.
Le workflow
Schedule Trigger (1er du mois à 8h)
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v
Google Sheets (collecter les données de vente)
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v
HTTP Request (données Google Analytics via API)
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v
Merge (combiner toutes les données)
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v
Claude (analyser et rédiger le rapport)
|
v
Gmail (envoyer le rapport aux parties prenantes)
Le prompt d'analyse
Tu es l'analyste de performance de [entreprise].
Voici les données du mois de {{ $json.mois }} :
Ventes :
- Chiffre d'affaires : {{ $json.ca }} euros
- Nombre de nouveaux clients : {{ $json.nouveaux_clients }}
- Panier moyen : {{ $json.panier_moyen }} euros
- Taux de conversion : {{ $json.taux_conversion }}%
Comparaison avec le mois précédent :
- CA M-1 : {{ $json.ca_precedent }} euros
- Clients M-1 : {{ $json.clients_precedent }}
Site web :
- Visiteurs : {{ $json.visiteurs }}
- Pages vues : {{ $json.pages_vues }}
- Sources de trafic principales : {{ $json.sources }}
Produis un rapport structuré avec :
1. Résumé exécutif (5 lignes)
2. Chiffres clés (tableau)
3. Tendances (hausse/baisse avec pourcentages)
4. 3 points positifs
5. 3 axes d'amélioration
6. 3 recommandations pour le mois prochain
Ton : factuel et constructif. Pas de jargon.
Temps de mise en place : 3 heures Temps gagné : 3 à 5 heures par mois
Le tableau récapitulatif
| Automatisation | Temps de mise en place | Temps gagné | Coût IA mensuel |
|---|---|---|---|
| Relance commerciale | 1h | 3-5h/semaine | 3 euros |
| Avis Google | 2h | 1-2h/semaine | 2 euros |
| Onboarding client | 2h | 30 min/client | 1 euro |
| Veille concurrentielle | 3h | 2h/semaine | 4 euros |
| Reporting mensuel | 3h | 3-5h/mois | 1 euro |
| Total | 11h (une seule fois) | 8-12h/semaine | 11 euros/mois |
Le retour sur investissement est clair : 11 heures de configuration pour 8 à 12 heures gagnées chaque semaine, soit un amortissement en moins de 2 semaines.
Les bonnes pratiques pour tous ces workflows
1. Toujours tester avant d'activer
Exécutez chaque workflow manuellement au moins 5 fois avec des données variées avant de le mettre en production.
2. Surveiller les exécutions les premières semaines
Vérifiez quotidiennement que les workflows s'exécutent correctement. Les premiers jours révèlent souvent des cas de figure non prévus.
3. Documenter vos workflows
Pour chaque workflow, notez : ce qu'il fait, quels outils il connecte, qui est responsable et comment le dépanner.
4. Garder une intervention humaine sur les points critiques
La relance commerciale et les réponses aux avis devraient toujours passer par une validation humaine, au moins pendant les premières semaines.
La dernière leçon de ce chapitre vous montre comment connecter n8n à l'IA de manière avancée, en combinant ChatGPT, Claude et Gemini dans vos workflows.
Puis-je importer ces workflows directement dans n8n ?
n8n permet d'importer des workflows au format JSON. Sur la communauté n8n (community.n8n.io), vous trouverez des templates similaires à ceux décrits ici. Chez Dwenola, nous fournissons les fichiers JSON préconfigurés à nos clients.
Ces automatisations fonctionnent-elles avec d'autres CRM que Google Sheets ?
Absolument. Google Sheets est utilisé ici pour sa simplicité, mais n8n se connecte nativement à HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Odoo et des dizaines d'autres CRM. La logique du workflow reste identique, seul le noeud de destination change.
Que se passe-t-il si un workflow échoue ?
n8n retente automatiquement l'exécution (configurable : 1 à 3 tentatives). Si l'erreur persiste, vous recevez une notification. Les données ne sont pas perdues : vous pouvez relancer manuellement l'exécution échouée une fois le problème corrigé.
Vous voulez automatiser sans vous prendre la tête ? On identifie vos tâches répétitives gratuitement en 30 minutes. On en discute ?
ChatGPT
Claude
Gemini
Perplexity